La posta elettronica è oramai un compagno inseparabile nella vita di tutti i giorni. Grazie alle email si organizzano incontri, si mantengono i contatti con gli amici e i conoscenti e si gestisce la corrispondenza con i colleghi di lavoro. Il problema è che talvolta, magari proprio nel momento in cui dovete inviare una comunicazione importante, il servizio di posta va in tilt e dei misteriosi messaggi di errore vi avvertono che non si possono inviare e-mail né riceverne.
Quando il client fa le bizze, dovete assolutamente mantenere la calma. Nella maggior parte dei casi la soluzione è a portata di mano: per ripristinare il funzionamento della posta basta infatti la modifica di alcune impostazioni del programma di gestione delle e-mail e solo in alcuni casi occorre eseguire complesse operazioni di configurazione. In questa pagina trovate elencati i problemi più frequenti e la relativa soluzione.
Se il vostro client di posta elettronica riferisce un messaggio d’errore, ecco una soluzione più comoda per gli errori più comuni per invio e la ricezione delle email .
Invio negato
È impossibile spedire un’e-mail perché il client di posta mostra un messaggio di errore. Questo problema può essere originato da una serie di fattori. Innanzitutto dovete controllare che le impostazioni del vostro account siano quelle giuste. Accedete allora al menu di configurazione del programma che nella maggior parte dei software di posta è disponibile alla voce “Impostazioni Account” presente nel menu Strumenti.
Selezionate l’opzione “Server in uscita” e verificate quale sia l’indirizzo del server SMTP che avete inserito. Quest’ultimo è di norma riportato nella forma “smtp.provider. it”, (Protocolli POP3 SMTP IMAP4 configurare client posta elettronica) dove al posto di “provider” compare il nome dell’azienda che vi fornisce il collegamento Internet. Per verificare che il dato sia quello corretto, visitate il sito del vostro operatore e controllate nella sezione Aiuto (o “Help”) quale sia l’indirizzo da digitare.
La spedizione di un’e-mail può però non andare in porto perché il file contenente i messaggi in uscita ha raggiunto le dimensioni massime consentite.
verificate che l’indirizzo del server SMTP inserito sia quello corretto e non sia stato modificato dal vostro provider
Ricordate che ciascun client fissa dei limiti diversi (per esempio, quello di Windows Live Mail è di 2 Gb).
Per risolvere il problema
Dovete creare una nuova cartella e trasferire all’interno di questa alcune delle email già spedite in modo da liberare un po’ di spazio. Il mancato invio può essere anche causato dal fatto che avete allegato al messaggio un file troppo grande. La maggior parte dei provider pone infatti un tetto massimo (che in genere va dai 3 ai 5 Mb) alle dimensioni delle e-mail da spedire, perché gli “attachi” troppo voluminosi (come una foto in alta risoluzione o un video) possono intasare il server in uscita e rendere inservibile la casella di posta del destinatario.
In questo caso non potete fare altro che cancellare l’e-mail incriminata. Per inviare il file che volevate inoltrare come allegato, potete utilizzare un programma di chat come Skype, oppure avvalervi di uno dei numerosi servizi (come quello “Allega Maxi” offerto da Tiscali) che consentono di eseguire l’upload di un documento su un server e di spedire un messaggio (contenente tutte le istruzioni per eseguire il download) all’indirizzo dell’utente che deve scaricare il file.
Ricezione impossibile
Il programma di gestione delle e-mail visualizza un messaggio di errore quando deve scaricare la posta. Anche in questo caso dovete verificare subito che le impostazioni del client siano quelle giuste. Seguite allora il percorso Strumenti/Impostazioni account per controllare che sia corretto non solo l’indirizzo ma anche la tipologia del server utilizzato. La maggior parte dei provider si avvale di quelli di tipo POP3 (nel qual caso l’indirizzo è di solito nella forma pop.provider. it), ma c’è anche chi sfrutta il sistema IMAP. In secondo luogo, controllate l’esattezza della password usata per far dialogare il client con il server di posta.
In Windows Live Mail la parola d’ordine utilizzata è visualizzata nella scheda del menu Opzioni nella quale avete inserito l’indirizzo del server della posta in arrivo.
Infine leggete le istruzioni fornite dal vostro provider per essere sicuri che la porta utilizzata dal server POP3 sia quella corretta: il valore più utilizzato è di solito “110”.
Ricordate inoltre che la ricezione della posta può essere impedita perché il file che contiene i messaggi in arrivo ha raggiunto le dimensioni massime consentite. Per ripristinare il servizio vi basta archiviare alcune e-mail in una cartella diversa da quella della “Posta in arrivo” e riavviare il programma.
Cambio di Internet provider
Avete cambiato il fornitore di accesso al Web e non riuscite più a inviare o ricevere e-mail utilizzando l’account di posta dell’Internet provider precedente. L’origine di questo problema è il blocco imposto dal provider del servizio di posta. Molti operatori infatti permettono di utilizzare un client per la gestione dei loro account di posta gratuita a condizione che vi colleghiate a Internet usando la loro connessione.
Per esempio potete avvalervi di un programma come Windows Live Mail per consultare la vostra casella su Libero solo se siete connessi alla Rete con un abbonamento di Wind. Se cambiate Internet provider e passate per esempio a Tiscali o a Telecom Italia, potete accedere al vostro account su Libero solo via Web. Altri operatori invece limitano l’utilizzo dei loro server SMTP ai soli utenti registrati. Se per esempio avete abbandonato l’Internet provider A e siete passati a B, ma avete mantenuto le impostazioni del client di posta elettronica di A, continuerete a ricevere e-mail ma non potrete spedirle.
Per poterle inviare, dovete cambiare l’indirizzo del server SMTP inserendo quello dell’operatore B.
Conflitto tra client
Quando fate clic su un indirizzo e-mail visualizzato in una pagina Web, si avvia un client di posta che non è quello predefinito. Quando installate un programma per la gestione della posta, Windows visualizza un messaggio in cui vi comunica se desiderate che tale software debba essere il client e-mail predefinito. Se volete che lo sia mettete il segno di spunta sulla casella e fate clic sul pulsante OK.
Nella pratica accade però che questa associazione sia modificata o vada persa ogni volta che scaricate e installate un aggiornamento del software di posta o del browser. Per ripristinarla è sufficiente eseguire questa procedura. Se utilizzate Firefox, selezionate il menu Strumenti, fate clic su “Opzioni” e sulla scheda “Applicazioni”. Scorrete la lista fino a che non individuate la voce Mailto. Selezionatela e controllate quale sia il client a questa associato. Se quello indicato non è quello giusto, fate clic sulla voce per visualizzare l’elenco dei programmi dedicati alla gestione della posta che avete installato nel PC. Scegliete quello che volete e fate ancora clic sul pulsante OK per convalidare l’operazione.
Nel caso invece che utilizziate Explorer, selezionate la voce “Opzioni Internet” presente nel menu Strumenti e fate clic sulla scheda Programmi. Verificate che il client presente alla voce “Posta Elettronica” sia quello corretto.
Se non lo è, fate clic sulla voce per visualizzare gli altri programmi di posta presenti nel PC, scegliete quello che desiderate e selezionate il pulsante OK. Se nel vostro computer avete installato Windows, la procedura da seguire è un’altra ancora. Dovete fare clic sul menu Start, selezionare la voce “Programmi Predefiniti” e poi quella “Imposta programmi predefiniti”. Dopo qualche secondo il sistema visualizza nella parte sinistra della videata una lista di applicazioni. Per scegliere il client preferito, fate clic sull’icona di un software (per esempio Thunderbird) e poi selezionate la voce “Imposta questo programma come predefinito” e poi sul pulsante OK.
Problemi di sincronizzazione
Se accedete via Internet alla vostra casella di posta, la Webmail visualizza solo i messaggi vecchi e non quelli più recenti. Questo accade perché non avete attivato l’opzione “Lascia i messaggi sul server” presente nei comandi di configurazione del client. Per abilitarla dovete accedere al menu “Strumenti” del programma di posta, selezionare la voce “Impostazioni Account” e poi quella “Impostazioni Server”.
Questa funzione non solo è utile a sincronizzare la Webmail con il client, ma è essenziale per consultare la casella e-mail da un computer che non sia il vostro. Lasciando i messaggi sul server potete infatti usare il PC di un amico o quello di un Internet Café per controllare se avete ricevuto nuove e-mail. Tuttavia il comando “Lascia i messaggi sul server” deve essere utilizzato per un periodo limitato. In caso contrario rischiate di esaurire la memoria del server di posta e di non essere più in grado di ricevere nuovi messaggi.
Un messaggio inquietante
È impossibile inviare le e-mail perché il client vi comunica che l’indirizzo IP del server SMTP è stato inserito in una lista nera antispam. Questo è uno dei problemi più difficili da risolvere perché la sua soluzione non dipende unicamente dall’utente ma coinvolge anche l’azienda che fornisce il servizio di posta elettronica.
Per proteggere i propri abbonati dalle e-mail spazzatura, molti provider respingono in automatico i messaggi provenienti dai server inseriti in speciali liste nere. Questi elenchi sono compilati da altre società attraverso una procedura piuttosto complessa. Può però capitare che per un errore tecnico, o per colpa di un solo utente, finisca in questo elenco anche l’indirizzo SMTP di un normale provider di posta. Purtroppo quando si verifica questo spiacevole evento, dovete aspettare pazientemente che il vostro operatore sblocchi la situazione.
Potete però rivolgervi all’assistenza clienti per segnalare il disservizio e sollecitare il provider in modo che risolva il problema in tempi brevi.
Troppi account
I messaggi di più account gestiti tramite un solo client si mescolano nella casella della Posta in arrivo e in quella della Posta inviata senza essere indirizzati nelle rispettive cartelle. Per evitare questa confusione la prima regola da rispettare è scegliere un indirizzo principale, che sarà quello più utilizzato. In secondo luogo dovete configurare le impostazioni di indirizzamento dei messaggi provenienti dagli account secondari per convogliare le e-mail nelle rispettive cartelle della posta in arrivo e in uscita.
Controllate di non avere attivato la funzione “Casella in arrivo globale”. Potete verificarlo seguendo il percorso Strumenti/Impostazioni account se utilizzate Windows Live Mail, o quello Visualizza impostazioni per questo account/ Impostazioni server/Avanzate se invece vi avvalete di Thunderbird.
Quale procedura seguire
Se avete messo il segno di spunta alla casella “Posta in arrivo globale”, toglietelo. Dopo avere completato le operazioni di configurazione di ogni account (nelle quali dovete inserire password, nomi utente e gli indirizzi dei server SMTP e POP3), la procedura da seguire è diversa a seconda che utilizziate Thunderbird o Windows Live Mail. Se vi avvalete del programma di Mozilla create due nuove cartelle: la prima, per esempio di nome X, deve essere una sotto directory di “Posta in arrivo” e la seconda, chiamata Y, una sotto cartella di “Posta inviata”. Accedete al menu Strumenti e selezionate “Filtri”.
Nella nuova videata fate clic sul pulsante “Nuovo…” , alla voce “Nome del filtro” scrivete, per esempio, “Regola 1” e selezionate la casella “Soddisfano una sola condizione”.
Scegliete poi all’interno del primo menu a scomparsa l’opzione “A”, quella “è” nel secondo menu e scrivete nella terza casella l’indirizzo di posta del secondo account e-mail. Individuate la sezione “Esegui queste azioni”, selezionate il comando “Sposta i messaggi in” e scegliete la cartella X nel secondo menu. In questo modo tutte le e-mail in arrivo da questo account di posta saranno indirizzate in questa directory. Create un secondo filtro, chiamandolo “Regola 2”, ma selezionate la voce Mittente nel primo menu a scomparsa e quella “è” nel secondo.
Scrivete di nuovo nella terza casella l’indirizzo del vostro secondo indirizzo di posta. Scegliete la voce “Sposta i messaggi in” nel menu della sezione “Esegui queste azioni” ma fate attenzione a selezionare la cartella Y e fate clic su “OK”. Evidenziate il filtro che avete chiamato Regola 2 e alla voce “Esegui i filtri scelti su:” scegliete la directory “Posta in uscita”.
Così anche i messaggi in uscita spediti dal secondo account saranno raccolti in una cartella a parte. Se invece il vostro client è Windows Live Mail, selezionate il menu Strumenti, poi la voce “Posta Elettronica” e infine quella “Regole e avvisi”. La procedura è poi la medesima già illustrata per Thunderbird. Create una nuova regola per la posta in arrivo da questo account, scegliete l’opzione “In cui la casella A contiene i contatti” e digitate il secondo indirizzo di posta. Individuate il campo Azioni e selezionate il comando “Sposta il messaggio nella cartella specificata” scegliendo la directory che avete creato.
Per configurare le regole di indirizzamento dei messaggi in Windows Live Mail dovete accedere al menu dedicato seguendo il percorso Strumenti/Regole messaggi/ Posta elettronica ed eseguire la procedura già illustrata in precedenza.
L’allegato che non si apre
Il programma di posta non permette di aprire l’allegato a un’e-mail anche se il client visualizza l’icona del file. Le cause di questo problema possono essere molteplici. La più comune è che “l’allegato” sia di un tipo considerato pericoloso dal programma antivirus o dal sistema operativo. Per esempio, Windows impedisce l’apertura dei file eseguibili (quelli con estensione “.exe”).
Per evitare che siano bloccati anche gli allegati innocui disattivate l’opzione “Non consentire il salvataggio o apertura di allegati che potrebbero contenere virus” presente nella scheda Protezione della voce Opzioni accessibile dal menu Strumenti di Windows Live Mail.
Fate clic su “OK” e riavviate il programma. Eseguite questa operazione solo se avete installato un programma antivirus che tenete sempre aggiornato. Ricordate che non potete aprire un allegato se nel vostro PC non è installata l’applicazione compatibile con il file in questione. Può capitare però di non riuscire ad accedere al file perché non è stata ancora effettuata l’associazione tra questo e il software deputato alla sua apertura.
In questo caso, fate clic con il pulsante destro del mouse su un documento che abbia la medesima estensione del file in allegato. Selezionate la voce “Apri con” e scegliete l’applicazione predefinita per i documenti con tale estensione.
Talvolta non si riesce ad aprire un allegato (soprattutto se si tratta di un’immagine) quando il nome di questo è troppo lungo. Per risolvere il problema è sufficiente memorizzare il file nel disco fisso salvandolo con un nome diverso ma più breve.
Backup problematico
Non si riesce a trasferire l’elenco dei contatti e quello dei messaggi da un client di posta a un altro.
Trasferire la rubrica e i messaggi da un computer a un altro è un’operazione piuttosto semplice se si utilizza lo stesso tipo di client. Non dovete fare altro che effettuare una copia dei contatti e del file contenente le e-mail e salvare i due documenti in un CD o in una chiavetta. Se usate Windows Live Mail, trovate il file con i messaggi seguendo il percorso Strumenti/Opzioni/Manutenzione/Archivia Cartella.
La rubrica si trova invece nella directory “C:Documents and Settingsnome utenteDati ApplicazioniMicrosoftAddress Book”. Se invece vi avvalete di Windows Live Mail, accedete al menu File, scegliete la voce “Gestione File Dati”, fate clic sul pulsante “Apri Cartella” e selezionate il documento con estensione PST. Questo contiene sia le e-mail inviate e ricevute sia l’elenco degli indirizzi dei vostri contatti.
Per esportare la rubrica di Thunderbird
Accedere al menu Strumenti e poi alla voce Rubrica. Nella nuova finestra scegliete ancora la voce Strumenti e poi il comando Esporta e salvate il file nel formato LDIF su un CD. Se desiderate eseguire una copia dei messaggi, fate invece clic con il pulsante destro sulla casella “Posta in arrivo” e selezionate la voce “Copia posizionamento della cartella”.
Avviate un editor di testo, create un nuovo file, fate clic sul documento con il pulsante destro del mouse e scegliete “Incolla” per visualizzare il percorso della directory. Sfogliate le cartelle del computer fino ad accedere a quella indicata. Effettuate una copia del documento corrispondente alla cartella dei messaggi che volete trasferire e memorizzatela su un supporto digitale.
Esportare i contatti o i messaggi da Thunderbird a Windows Live Mail o viceversa, è invece un’operazione che non sarà mai perfetta perché i software di Microsoft si basano su formati proprietari e in parte incompatibili con quelli utilizzati dai programmi realizzati da altre aziende.
Trasferire email da Thunderbird a Windows Live Mail
Per trasferire le email da Thunderbird a Windows Live Mail occorre installare un plug-in del software di Mozilla.
L’estensione si chiama ImportExportTools e può essere scaricata dal link www.extenzilla.org/scheda_estensione. php?id=239. Una volta che l’avrete installata, vi basterà fare clic sulla cartella (o sull’account) da esportare e selezionare la voce Esporta presente nel menu “Importa/Esporta”. Le e-mail possono essere copiate in un unico file nello standard MBOX o come singoli documenti nei formati EML, HTML o TXT. Per trasferire i contatti da Thunderbird a Windows Live Mail, eseguite invece queste operazioni. Selezionate il menu Strumenti del programma di Mozilla e fate clic sulla voce Esporta salvando il file nel formato LDIF in un CD. Avviate Windows Live Mail e accedete al menu Strumenti, selezionate Rubrica, fate clic sul comando Importa e poi su “Altra rubrica”.
Scegliete la voce “Formato interscambio dati LDIF-LDAP”, selezionate il tasto Importa e poi la directory in cui avete salvato il file contenente la rubrica del client di Mozilla.
Per trasferire i contatti da Windows Live Mail a Thunderbird
La procedura è ancora più semplice. Individuate, effettuando le operazioni spiegate in precedenza, il file della rubrica del programma di Microsoft e fatene una copia su un supporto ottico. Lanciate il client del consorzio Mozilla, accedete al menu Strumenti e selezionate l’opzione Importa. Mettete il segno di spunta alla voce Rubrica e fate clic sul pulsante Avanti. Scegliete la voce “File di testo”, individuate la directory in cui avete salvato i contatti di Windows Live Mail e selezionate “Avanti”. Attendete che la procedura sia completata e poi fate clic su “Finito”. È possibile invece importare i messaggi di Windows Live Mail su Thunderbird solo se i due programmi sono installati nel medesimo PC.
Per eseguire l’operazione, avviate il client di Mozilla, selezionate “Strumenti” e poi “Importa”. Mettete il segno di spunta alla voce “Posta” e scegliete “Windows Live Mail”, fate clic su “Avanti” e poi su “Finito” quando l’operazione di trasferimento è terminata. Ricordate però che su Thunderbird potete trasferire solo i messaggi dell’identità “principale” di Windows Live Mail.
Modifiche scomparse nel messaggio di posta
Avete modificato e salvato un file allegato a un messaggio di posta, ma quando aprite di nuovo il documento non riscontrate nessuna delle modifiche effettuate. Quando aprite un file allegato a un messaggio, accedete a una copia del documento stesso creata dal client di posta nella cartella dei file temporanei di Windows.
Se effettuate delle modifiche, aggiornate tale copia e non il file originario. Quando dunque aprirete di nuovo file non troverete nessuna delle modifiche effettuate.
Nel caso che abbiate la necessità di modificare il documento allegato per poi inviarlo a chi ve lo ha spedito o inoltrarlo ad altri destinatari, fate clic con il pulsante destro del mouse sull’icona del file e selezionate la voce “Salva con nome” (o “Salva come” se usate Thunderbird) per memorizzarlo sul Desktop o in una cartella del vostro computer. Apritelo, modificatelo e salvate.
Curiosità
Il primo messaggio di posta elettronica fu inviato nel 1972. Non doveva essere di particolare importanza perché aveva come testo “QWERTYUIOP”. Fu spedito dall’informatico Raymond Tomlinson (considerato da alcuni come l’ideatore dell’e- mail) che lavorava al progetto CPYNET del consorzio universitario ARPANET.
Secondo molti, però, l’inventore della posta elettronica è stato Jon Postel (un cognome che è quasi una dichiarazione di intenti) perché ha fissato e stabilito gli standard alla base del funzionamento della comunicazione elettronica.