Se avete deciso di fare ricorso al Garante contro uno spammer, quelli che seguono sono i dieci passi che dovete compiere.
Vi raccomandiamo di seguirli in maniera rigorosa, senza saltare nessuno dei passaggi che vi indichiamo, né sostituendo i mezzi di comunicazioni suggeriti con altri che potrebbero apparire più comodi: in questo genere di ricorsi la “forma” e il protocollo hanno una valore molto vicino a quello della “sostanza”. Siate quindi scrupolosi nel preparare e seguire la vostra pratica e non abbiate fretta. Le operazioni sono semplici, ma è fondamentale avere ben chiaro ciò che si sta facendo e quali sono i proprio obiettivi.
Cosa fare
La prima cosa da fare è salvare una copia delle “e-mail” contenente lo spam, che avete ricevuto e sulla base delle quale intendete fare ricorso.
Non tenetene una sola copia nella “Posta in entrata”: rischiereste di cancellarle inavvertitamente, mentre potrebbero esservene richieste altre copie a titolo probatorio. Se utilizzate Windows live Mail per fare la copia di una e-mail è sufficiente selezionarla con un clic, quindi farvi nuovamente clic sopra con il tasto destro e selezionare dal menu contestuale la voce “Copia nella cartella…”
Nella finestra Copia selezionate ora con un clic la cartella all’interno della quale volete salvare il messaggio di posta elettronica, e quindi fate clic sul pulsante OK.
Pratica di Ricorso
A questo punto incominciamo a preparare la pratica di ricorso, stampando l’e-mail contenente spam ed anche il suo “header” (intestazione del mittente).
Per stampare un messaggio di posta elettronica è sufficiente selezionarlo con un clic, quindi farvi nuovamente clic sopra con il tasto destro e selezionare dal menu contestuale la voce Stampa. Header è quella parte della mail, normalmente non visualizzata dal programma di posta elettronica, che contiene tutte le informazioni necessarie a ricostruire il percorso del messaggio, dal mittente fino al destinatario finale. Anche questi dati vanno stampati e allegati al ricorso. Per stampare l’header di una e-mail selezionatela con un clic, quindi fatevi nuovamente clic sopra con il tasto destro e selezionate dal menu contestuale la voce Proprietà…
Quindi fate clic sulla scheda Dettagli. A questo punto selezionate con il mouse, tenendo il tasto sinistro premuto e scorrendo con il puntatore verso il basso, il testo che compare nella finestra “Intestazioni Internet del messaggio”. Fate clic con il tasto destro sul testo selezionato e scegliete “Copia dal menu contestuale”. Ora che avete copiato il testo, incollatelo in qualunque file di testo, per esempio in un foglio di Word, oppure del Wordpad di Windows e stampatelo come di consueto.
Preparare la lettera
Ora preparate una lettera di richiesta informazioni che invierete allo spammer (e, per conoscenza, al Garante). Nella lettera, in sostanza, chiederete allo spammer di fornirvi tutte quelle informazioni che vi spettano per legge ai sensi del “Testo Unico in materia di protezione dei dati personali”, quali, per esempio, la conferma dell’esistenza di dati che vi riguardano nei suoi archivi, l’origine dei dati stessi (ossia da dove li ha presi), le finalità per cui li sta utilizzando, i soggetti ai quali possono essere comunicati, gli estremi del responsabile del trattamento dati, e altro ancora.
Questa stessa lettera dovrà contenere anche la formulazione di una “diffida” alla continuazione nell’uso dei vostri dati personali, nonché la richiesta della loro “immediata cancellazione”.
Inoltre avvertirete il vostro interlocutore che in mancanza di una risposta entro il termine di 15 giorni lavorativi (come previsto dalla legge), provvederete ad avviare il ricorso al garante. Abbiate cura di inserire nella lettera i vostri estremi, per un eventuale rapido contatto. La lettera andrà inviata allo spammer rigorosamente tramite Raccomandata A/R.
La copia per il Garante può essere inviata anche semplicemente per fax, si può scaricare il modello nella sezione dedicata alla modulistica sul sito garanteprivacy.it.
Potete completarlo e utilizzarlo, adattandolo opportunamente, come riferimento per la redazione della vostra personale lettera. A questo punto attendete, magari un po’ più dei 15 giorni previsti. Se lo spammer risponde, si scusa, fornisce le informazioni e assicura la cancellazione dei dati e la sospensione del loro trattamento, il risultato è raggiunto e qui dovreste fermarvi.
Se, viceversa, lo spammer non risponde o risponde in modo evasivo o arrogante (“ho preso le informazioni da Internet” o, peggio “io faccio quello che mi pare”) allora è il momento di far partire il ricorso.
Il ricorso al Garante si compone della lettera di ricorso vera e propria e di una serie di allegati che non devono mancare assolutamente, pena la non accettazione del ricorso stesso.
La lettera è abbastanza semplice
Nella prima parte inserirete i motivi del ricorso, che saranno la mancata (o l’insoddisfacente) risposta dello spammer, l’uso dei vostri dati personali in violazione della Legge sulla privacy, l’impossibilità di negare la vostra autorizzazione e di essere tutelati.
Nella seconda parte invece chiederete l’intervento del garante a tutela dei vostri diritti e il risarcimento delle spese affrontate.
La firma che poi apporrete in calce alla lettera di ricorso andrà autenticata presso gli uffici comunali: è sufficiente l’autentica semplice (il bollo non è necessario), ma se volete apporlo vi costerà in diritti di segreteria, solo qualche Euro.
Diritti di Segreteria
Il ricorso al Garante non è del tutto gratuito. Per inoltrarlo è infatti necessario pagare i “diritti di segreteria” che ammontano a 150,00 euro.
Il versamento può essere fatto con:
Conto corrente bancario del Garante per la protezione dei dati personali:
ISTITUTO BANCARIO: Banca Popolare di Sondrio – Ag. 26 – Roma
CODICE IBAN: IT14 H056 9603 2260 0000 3900 X58
CODICE SWIFT: POSOIT22
Bollettino postale (possibilmente a quattro sezioni) sul conto corrente intestato a Garante per la protezione dei dati personali, Piazza di Montecitorio 121, 00186 Roma.
Informazioni per effettuare il pagamento tramite:
POSTE ITALIANE SPA
Conto corrente postale n. 96677000
CODICE IBAN: IT 75 Y 07601 03200 000096677000
Per entrambe le modalità di pagamento, indicare come causale inserite la dicitura “Diritti di segreteria”.
Si raccomanda di controllare le informazioni del pagamento nel sito ufficiale.
Per il pagamento con Bollettino
Se avete optato come modalità di pagamento con bollettino, una delle sezioni della ricevuta pagata, dovrà essere allegata al ricorso.
Inoltre, dovrete anche allegare la copia:
- della lettera di richiesta informazioni inviata allo spammer (con copia dell’avviso di ricevimento della raccomandata)
- risposta eventualmente ricevuta dallo spammer
- copia della (o delle) mail contenente spam ricevuto (con gli header di ciascuna di esse). Una volta che avete preparato la lettera di ricorso, con tanto di autentica, e avrete unito tutti gli allegati richiesti (non dimenticate la ricevuta dei diritti di segreteria!), spedite tutto all’ufficio del Garante con raccomandata A/R e, in copia per conoscenza (anch’essa come raccomandata A/R), all’indirizzo dello spammer.
Naturalmente la copia per lo spammer non richiede la presenza di alcun allegato, né dell’autentica della firma. A questo punto aspettate pazientemente l’intervento del Garante. A voi arriverà una copia per conoscenza del messaggio che il Garante invierà allo spammer (definito il “resistente” nel ricorso), dove questi verrà “invitato” a fornire riscontro alle vostre richieste entro una specifica data. Ove il resistente non ottemperasse, il Garante deciderà comunque sul ricorso entro 60 giorni dalla data di presentazione.
In questo primo messaggio, viene inoltre offerta la possibilità ad entrambe le parti di fornire all’ufficio del Garante ulteriori memorie e documenti entro una determinata data.
Ufficio del Garante
Volendo le parti possono anche chiedere di essere sentite personalmente presso l’Ufficio del Garante a Roma: è un diritto cui è il caso di ricorrere solo ove effettivamente necessario (ossia quasi mai) dal momento che produce un notevole allungamento dei tempi del ricorso, oltre alle ovvie e conseguenti scomodità.
La palla passa allo spammer che ora deve rispondere a tono alla vostra richiesta di informazioni: questi invierà la sua risposta a voi e al Garante, probabilmente con raccomandata A/R.
A questo punto, l’Ufficio del Garante dovrebbe avere tutto quanto gli serve per adottare il proprio provvedimento (in caso contrario potrà richiedere ulteriore documentazione probatoria): la decisione del Garante verrà comunicata tramite raccomandata tanto al ricorrente (voi) quanto al resistente (lo spammer).
Come procede il provvedimento del Garante
Sotto un profilo formale, il provvedimento del Garante è costituito da un atto amministrativo in cui l’Autorità sintetizza il contenuto del ricorso (la cosiddetta “premessa”), fa le proprie osservazioni e, quindi, decide sul “luogo a provvedere” (ossia sull’opportunità o meno di intervenire a tutela del ricorrente contro il resistente) e stabilisce il rimborso delle spese e dei diritti sostenuti dal ricorrente. Ove venga stabilito il rimborso (è la prassi) questo viene posto a carico del resistente (lo spammer), in misura totale o parziale.
Se infatti il Garante ritiene che il resistente, seppur a fronte del ricorso, abbia comunque collaborato e fornito le informazioni richieste, può “compensare per giusti motivi” parte del rimborso, esonerandolo quindi dal pagamento di quella quota. Il rimborso generalmente si aggira sui 500 euro, deve essere versato direttamente dal resistente al ricorrente.
Messa in mora
In caso di compensazione la quota dovuta dal resistente si aggira sui 200 euro. Può accadere che, nonostante il rimborso previsto nel provvedimento del Garante a carico dello spammer, questi si ostini a non pagarvi. È un caso piuttosto raro ma, se doveste trovarvi in queste circostanze, è opportuno che inviate alla vostra controparte una lettera di “messa in mora”.
Si tratta di una lettera in cui, rifacendovi alle norme del Codice Civile, richiedete il pagamento di quanto dovutogli, stabilendo un termine ultimo (in genere 15 giorni), trascorso il quale vi riserverete di adire le vie legali per il recupero del credito, maggiorato di interessi e spese.
Provvedimento del Garante
Se lo spammer persistesse nel non pagare anche di fronte alla messa in mora, potrete fargli causa di fronte al giudice di pace (date le modeste somma in gioco). Ma, possiamo garantirvi che, normalmente, il provvedimento del Garante è sempre sufficiente a ricondurre lo spammer a più miti consigli. Il provvedimento può preludere anche a sanzioni amministrative (e, indirettamente, anche penali) nei confronti dello spammer.
Il Garante, infatti, esaurito il ricorso e al di là di esso, può attivare d’ufficio un autonomo procedimento per verificare la liceità e la correttezza del trattamento dati effettuato dalla parte “resistente”.
Da questo procedimento potrà scaturire un successivo provvedimento e, eventualmente, le sanzioni del caso, fino alla denuncia all’Autorità giudiziaria.
Tempi per il ricorso
I tempi per la risoluzione del ricorso sono molto variabili. In teoria, l’intero iter del ricorso, dalla vostra prima richiesta al Garante fino al suo provvedimento, dovrebbe concludersi in circa 60 giorni. Questi termini possono però essere influenzati dal carico di ricorsi sottoposti, in un determinato periodo, all’esame dell’Autorità.
In una situazione di sovraffollamento i tempi possono dilatarsi anche fino a 120/180 giorni od oltre.
Ulteriori informazioni come fare ricorso
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