Come gestire un piano d’azione Efficace

Con la lettura di questa pagina, si dovrebbe essere in grado di:

  • Trascorrere una tipica giornata gestendo al meglio gli impegni;
  • Gestire al meglio qualsiasi situazione.

Come gestire la mia giornata?

Non hai mai abbastanza tempo nel corso della giornata? Sei indietro nelle funzioni lavorative fino a sentirti ansioso e sopraffatto? Se è così, è necessario imparare a gestire il vostro tempo in modo più efficace.

Le persone che hanno successo sia al lavoro che a casa gestiscono bene il loro tempo. Uno dei primi passi verso la gestione del tempo  è quello di cominciare a individuare come ottimizzare la tua giornata lavorativa.

Come trascorro la mia giornata?

Indicazioni: Stampare questo cerchio in un foglio di lavoro.



grafico giornata lavorativa

Se non si dispone di accesso a una stampante, copiare il cerchio sovrastante su un foglio di Carta usando una penna o una matita.

Di seguito è riportato un grafico a torta  suddiviso in quattro sezioni. Ogni sezione rappresenta 1/4 di un giorno delle 24 ore. Utilizzando il grafico, registrare tutte le attività svolte. Divide le attività del tuo giorno in differenti Porzioni.

Ad esempio, una porzione, a partire dalle 23:00 alle 6:00, potrebbe essere contrassegnata come “dormire”. Indicare come tutte le attività svolte vengono trascorse durante il giorno.

Hai bisogno di aiuto? Chiediti quanto segue, quanto tempo impieghi per: Dormire? Lavoro? Guardare la televisione? Spostarsi per lavoro? Preparare i pasti? Prendersi cura degli animali domestici?  hobby? Lavoro domestico e rimettere in ordine la casa?  Cura del corpo (comprende attività fisica) Lettura? Studio?

 Attività della giornata?

Una volta che hai registrato i risultati, si può essere sorpresi di come trascorrere il vostro tempo.

Trasforma il tuo foglio di lavoro e scrivere le cose che avresti voluto fare. Ad esempio, si desidera avere più tempo da trascorrere con la vostra famiglia? Amici? Te stesso?

Imparare a gestire tempo in modo efficace

Prendete i risultati acquisiti “Come trascorro la mia giornata?” . Seguire questi passi per imparare a gestire al meglio il vostro tempo in modo da rendere tutto più efficace:



  1. Utilizzando un foglio di carta, elencare le attività.
  2. Stimare quanto tempo ci vuole per completare tutte le attività.
  3. Eliminare le attività inutili dalla vostra lista, tracciando una linea. Hai già liberato una notevole quantità di tempo sufficiente?
  4. Delegare alcuni compiti ad altri. Ci sono compiti che si posso assegnare al coniuge, ai figli, o ai colleghi di lavoro che potrebbero fare per voi? Mettere un segno di spunta accanto a compiti che potrai delegare.
  5. Dare priorità alle attività con numerazione in ordine d’importanza. Se avete difficoltà a stabilire ciò che è più importante, chiedetevi che cosa è necessario per soddisfare le vostre esigenze di base, ciò che è necessario per avere successo sul posto di lavoro, e se avete scadenze da rispettare. Se è così, scrivere accanto alle attività appropriate.

piano d'azione - action plan

 

La creazione di un piano d’azione

Una volta che hai la priorità le attività, creare un piano d’azione, necessario per raggiungere gli obiettivi. Un piano d’azione è un elenco di passaggi che devono essere svolti per completare un compito più grande o un’obiettivo.



Per creare un piano d’azione:

  1. Determinare la misura del successo per ogni attività.
  2. Elencare ogni passo necessario per completare l’operazione.
  3. Stabilire il modo migliore per completare l’operazione. Prendere in considerazione la sperimentazione di metodi diversi e chiedendo consigli.
  4. Trovare il modo di svolgere più compiti nello stesso momento.
  5. Coinvolgere le persone e le risorse necessarie per creare il vostro piano d’azione
  6. Elencare eventuali premi o incentivi.

Hai fatto un notevole investimento per gestire al meglio il vostro tempo. Fate del vostro meglio per seguire il vostro piano d’azione. Condividi il tuo piano con il tuo mentore o un supervisore nel campo lavorativo.

Altri suggerimenti per gestire meglio il tempo

  • Svegliarsi presto.
    Alzarsi appena un’ora prima può fare una differenza enorme nel modo in cui la giornata è strutturata. Quando ci si alza presto, si ha più tempo per le emergenze impreviste della vita, come ad esempio problemi con la macchina, i problemi per l’infanzia, la malattia, o commissioni varie. Prendere in considerazione di andare a letto un po’ prima per compensare la perdita di sonno.
  • Utilizzare un calendario.
    Consultare un calendario per ricordarsi gli impegni, gli appuntamenti ed eventi professionali e personali. Ci sono diversi tipi di calendari che possono essere scaricati gratuitamente, ecco quelli del 2017, disponibili nei formati Word, Excel e Pdf. Scegliere il modello più adatto alle vostre esigenze.

Seguendo questi consigli, riusciremo a gestire meglio tutti gli impegni realizzando un piano d’azione Efficace per aumentare la produttività lavorativa.

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